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社員旅行に行く前に知っておきたい!社員旅行の目的と経費の知識【保存版】

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目次:

 

意味ある社員旅行を実現する3つの目的

 

社員旅行を経費で行く正しい知識

 

最後に

 

社員旅行/目的/経費

 

 

1| 意味ある社員旅行を実現する
3つの目的

 

懇親会や歓迎会、送別会など、なにかと社内で開かれるイベント事は多いのでは?
なかでも、社員旅行は1番大きなイベントとして昔から取り入れられてきました。

 

一昔前は社内総出でバスを借り温泉地へ、
夜は宴会場でお酒を飲みながらワイワイガヤガヤ騒ぐ、というのが定番でした。

 

幹事もいきなり上司から指名され、人数調整や宿泊場所の確保など大変な目にあった。なんて人も・・・。

 

しかし、近年は働き方も多様化し、
そうした画一的な社員旅行に否定的な意見も多くなってきました。

 

加えて、人材難や離職率の増加などの課題も増え、なるべく社員には長く安定的に働いてほしい、と感じる経営者も多いでしょう。
社員からしてもどうせいくのなら新しい経験が出来たり、単純に楽しい旅行に参加したりしたいもの。

 

そこで、社員旅行を単なる福利厚生の一環として実施するのではなく、テーマや目的を持って実施することで、
生産性やチームワーク力の向上へ繋げ、会社への帰属意識を持ってもらう場として活用していく流れが出てきました。

 

しかし、そうはいってもどうすればそのようなプラスになる社員旅行を自社でも実現できるのか?とお悩みの経営者・幹事もいらっしゃるでしょう。

 

今回はそんな社員も楽しく、会社としてもメリットの多い社員旅行はいったいどうしたものなのか?どんな目的で実施するべきなのか?をご紹介します!

 

あなたの会社が社員旅行を行う目的を理解して、素敵な社員旅行を実現しましょう!

 

 

1.1| 社員旅行の意味

 

①社員のコミュニケーションの活性化

 

普段の業務では社内の同じ部署の人だけでコミュニケーションが完結している場合があります。

 

しかし、社員旅行では堂々と他部署の人や今まで関わりが無かった人たちと、遠慮なくコミュニケーションが取れる場です。

 

最近では、コミュニケーション不足で仕事の効率が悪くなり大きな問題になっています。

 

「仕事だけでのコミュニケーションしか取らない会社」

        と

「お互いが存在をしっかりと知っている会社」

 

どちらが日々の生産性や効率がいいでしょうか?

 

社員同士もお互いのことを知っているだけで仕事のストレスも軽減されるでしょう。

 

そうした点でも社員旅行は社員間のコミュニケーションを活性化させ、団結力や一体感を強化する貴重な機会の場になります。

 

 

②組織の活性化

 

これまで企業が社員旅行を実施する目的は、福利厚生として慰安旅行・社員旅行・奨励旅行など単なる価値の提供でした。

 

旅先での宴会や仲の良くない社員同士で長時間一緒にいることを余儀なくされたりした影響で、年々社員旅行を実施する会社も減ってきました。

 

しかし、会社の組織の中で大切なことの1つは団結力ある組織を作ることです。
組織・チームとして、問題や課題を解決することで最終的には社員の幸せに還元されます。

 

その為に社員旅行という場を用いて、会社のこと、チームメンバーのことを知る機会の場とすることで組織を活性化することが出来ます。

 

チームの質を上げていくには、組織を活性化する目的で社員旅行を実施するのも良いでしょう。

 

 

③リフレッシュとモチベーションを高める

 

社員旅行とはいえ、あくまで旅行です。
楽しめる部分は思いっきり楽しんでリフレッシュしましょう。

 

そもそも、社員旅行とは”仕事の疲れを癒す”という目的もあります。

 

ただの休日にするよりも、会社が社員のストレスや心の状態を気にしていることが伝われば、
仕事が忙しくても頑張ろうと思うことができるでしょう。

 

旅行中の社員間との交流が、社員のモチベーションに繋がるなど、社員旅行はリフレッシュとモチベーションを高める点でも有効です。

 

 

1.2| 参加したい!
と思わせる社員旅行のコツ

 

どれだけ経費をかけていい旅先を選んだとしても、社員が行きたい!参加してみたい!と思わなければ社員旅行は成立しません。

 

参加したいとも思ってもらえる社員旅行には次の3つのポイントがあります。

 

 

①社員旅行のテーマを明確にする

 

とりあえず毎年の恒例行事だから参加者を募って社員旅行に行く。
ではいつまでも参加したい人数は増えません。

 

単に福利厚生の一環として社員旅行に行くのではなく、まずは『目的』を明確に把握しましょう。

 

社員旅行の意味と照らし合わせて自社に社員旅行が何の為に実施するのか?の目的を明確にしましょう。

 

1| 社員のコミュニケーションの活性化
2| 組織の活性化
3| リフレッシュとモチベーションを高める

 

先ほど明記した社員旅行の3つの『目的』を意識することで、
職場旅行を実施する重要性が社内にも伝わり、参加率も高くなってきます。

 

目的を明確にしたら、次は『テーマ決め』に続きます。

 

例えば、『大人の為の修学旅行』、『グルメ食い倒れの旅』、『チームビルディング養成』・・・などなど、テーマは様々あります。
是非、自社の状況や目的に合わせたテーマ設定を行いましょう。

 

『目的は明確になったけれども、テーマが決まらない、イメージが湧かない、まだ漠然としている・・・。』と悩まれている経営者・幹事の皆様。
職場旅行.COMでは社員旅行・職場旅行を盛り上げる企画カタログを用意しました!

是非こちらの参考にアイデアを考えてみてください!

 

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②事前アンケートでニーズを知る

 

社員旅行のテーマや目的が決まったら、次は社員旅行の行き先を決めましょう!

 

行き先の決め方は企業や組織により様々です。
社内アンケートを取る、多数決で決める、幹事様(経営者幹部の方)の独断で決める・・・、など。

 

『今回の社員旅行は参加してみたい!』と感じてもらうには、『参加したくなる=その気にさせる』ことが重要。
なかでも『事前アンケート(ヒアリング)』は有効な手段と言えるでしょう。

 

アンケート結果により、社員さんの旅行に対するイメージが掴めます。

 

また、アンケートの質問内容で大事なところは、単に『行きたい方面』だけを聞くのではなく、『やりたいこと』『日程(時期)』も質問事項に設けておくことです。

 

『方面・行先』決めで大事なポイントは、アンケート結果の『行きたい場所』から選ぶのではなく、『テーマ』『目的』『やりたいこと』を判断基準として、
それに合った最適な方面を選ぶという点です。

 

参加される社員さんが真に希望されていることを汲み取り、方面を決めていけば参加率も上がり、楽しい職場旅行となること間違いなしです!

 

しかし、なかには忙しい中幹事を任されている方もいるでしょう。

 

テーマの決め方からアンケートの実施方法まで、職場旅行.COMではデキる幹事になる為の11のコツをご紹介していますので、
どうせなら楽しい旅行にしたいけど時間もないし手順も明確でない!という幹事の方は是非参考にしてください!

 

▽▼デキる幹事の心得11カ条はこちら!▼▽

 

 

 

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③交流の場を必ず設ける

 

社員旅行の「目的』・『行き先』を決めたら、
『社員旅行中に参加者が楽しめるイベントの企画』です!

 

社員旅行は、若い世代の社員からベテラン社員さん、
そして普段あまり接する機会の少ない役員の方達との『交流の場』でもあります。

 

最近は、そのような場が苦手で敬遠される方もいますが、
会社が時間と経費を使って作られる『機会』と『場』を有効活用して社員間の親密度が上がる時間に変えていきましょう!

 

社員旅行中に全員がそろって何かを実施できるタイミングは、

 

①夜の宴会・パーティー

②バス移動時(車内)

 

が多いでしょう。

 

その際の企画やイベントと言えばビンゴゲーム、くじ引き、カラオケ、出し物(余興)などがよく挙げられますが、
「あまり盛り上がらなかった・・・。」なんて経験をする方も多いようです。

 

幹事様も 『みんなやってくれるかな?』『目上の人にまでやらせてよいのかな?』
という心配からなかなかイベントが決まらない、
そして定番のカラオケなどになってしまいがちになります。

 

しかし社員旅行は、交流の場やお互いのことを知るコミュニケーションの場、
日々の疲れをリフレッシュする目的もあります。

 

そうした点も踏まえ、若い方もご年配の方も一緒に楽しめる、
または世代間のギャップを楽しく埋められる共通性を盛り込んだイベントを実施することが参加したい!と思わせるポイントとなります。

 

例えば、全員参加型のゲームだと、参加者みんなで楽しめるでしょう。

 

また、ゲームをチーム制にするのもポイントです。優勝商品を目指して、チームとしての団結力も高まります。
優勝商品は、旅行スケジュールに絡ませたもの (例:宴会時に特別メニュー追加など)
にすると旅がより盛り上がります!

 

しかし実際にどんなイベントやゲームにしたら良いのか、どのような準備をしたら良いのか分からない…。

 

職場旅行.COMでは社員旅行の目的・行先に最適な企画を考えるためのお役立ちカタログを作成しました!

無料で資料請求できるので、気になる方は是非ご利用ください!

 

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1.3| 感謝される良い幹事になる為の
11の心得

 

この記事を読んでいる方の中には、社員旅行の幹事に任命された方もいるでしょう。

 

中には初めて幹事を指名されたり、開催間近になって急に任命されたりした社員の方もいるのではないでしょうか?

 

行き先を決めたり、人数を確認したり、経費精算の手間があったり、、、、。
何かと幹事は仕事が多く、日々の仕事に加えると膨大な量になってしまいます。

 

そんな方はできる幹事になる為のコツを理解して少しでもイメージを膨らませてください!

 

幹事任命~社員旅行終了までの手順を理解しておくことが幹事の役割を上手くこなす秘訣の1つです。

 

幹事の仕事は大変な部分もありますが、やり遂げると信頼感を獲得できたり、会社のことに詳しく知れたりなどメリットも多くあります!

 

是非、出来る幹事・感謝される幹事になって社員旅行を成功させましょう!

 

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2| 社員旅行を経費で行くための
正しい知識

 

社員旅行を経費で行くためには守るべきルール・条件があるのをご存知ですか?

 

条件や要件を把握していないが為に経費で行けなかった…、なんてケースも。

 

そこで今回は社員旅行を経費で実施する為の条件や要件をお伝えいたします!

 

 

 

 

1| 経費勘定する為に必ず押さえたい
3条件

 

①日程が4泊5日以内であること

 

旅行期間が4泊5日以内(海外旅行の場合は現地の滞在日数が4泊5日以内、行き帰りの移動日数は含まれない)であること。
これを超えると経費扱いにはならず、全費用が従業員への給与と見なされ課税対象になってしまいますので注意が必要です。

 

②会社負担額が社員一人当たり約10万円であること

 

10万円以内であれば全額会社が経費負担しても構いません。

 

③全従業員の50%以上が参加していること

 

社員旅行に参加人数が全社員数の50%以上であることです。
ただし、支店などの単位で旅行を行う場合は、その職場単位で50%以上の参加があれば問題ありません。

 

2| 要注意!
経費計上できない4つのパターン

 

経費で社員旅行に行くための条件は守ったからもう安心…。

 

一般的に社員旅行を実施した場合、会社が負担した社員旅行費は福利厚生費で計上することができます。
しかし、上記3つの条件を満たしても社員旅行の経費として認められないケースもあります。

 

①役員や幹部のみ、営業成績優秀者のみなど限られた社員しか参加できない旅行

 

②成績優秀者などに対するインセンティブとしての賞与旅行、報酬旅行

 

③同伴する家族にかかった社員旅行の費用
*社員旅行に家族で参加した場合、かかる費用はその参加者が負担します。
会社が負担の場合、福利厚生として認められません。

 

④不参加者に対して、代わりに金銭を支給した社員旅行

 

上記の条件の場合は、経費ではなく給与課税が発生しますので注意が必要です。

 

社員旅行を良い思い出にするためにも、最低限守るべきルールは守りましょう!

 

 

3| 残しておきたい証拠資料

 

社員旅行を経費で落とすために、形状が完了するまで残しておきたい証拠書類などをご紹介いたします。
後から提出や照明を求められるケースもあるので気を付けましょう!

 

①旅行費用の請求書・領収書・明細書

②社員旅行パンフレットや日程表

③写真や動画

これらは社員旅行が終了して経費計上が完了するまで保存しておいた方が良いでしょう。

 

 

4| 社員旅行の勘定項目まとめ

 

基本的に社員旅行にかかった費用は福利厚生費として計上することが出来ます。

 

しかし、中には変わった勘定方法になるものもあるので注意が必要です。ここではその中でも良く上がる例をいくつか紹介します。

 

福利厚生費で経費計上できるもの

 

①レンタカー/バス代金

 

②保険料

 

③食事料
※ただし、旅行中に何かもパーティーやイベントに参加した場合、交際費として扱われる場合がありますので注意が必要です。

 

④キャンセル料
※状況や理由によって福利厚生費として計上できるか大きく分類されます。
社員旅行自体が中止になるなど、参加者の大半に影響を与える場合は福利厚生費として計上が可能です。

 

しかし、個人的な理由(遅刻や個人の理由による欠席)などの場合は、
福利厚生費で計上することが出来ません。
その場合は、個人負担になる場合がほとんどですので注意が必要です。

 

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3| 最後に

 

 

いかがでしたか?社員旅行の目的と経費に対する知識をしっかりつけて楽しい社員旅行を実現してください!

 

社員旅行の行先で迷われている方!

職場旅行.COMではおすすめのプランのご紹介もしているので是非参考にしてください!

 

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